Innkaupareglur Rangárþing ytra

 Innkaupastefna Rangárþings ytra

 

Það er stefna Rangárþings ytra að innkaup sveitarfélagsins stuðli að hagkvæmni í rekstri og hvetji um leið til nýsköpunar og framsækinnar þróunar í atvinnulífi, með virðingu fyrir umhverfi og samfélagi að leiðarljósi.

Rangárþing ytra vinnur að því með eftirfarandi hætti:

•  Að við innkaup sé þess gætt að ákvæðum laga og reglna er varða innkaup sé fylgt í hvívetna.
•  Að gætt sé jafnræðis þeirra sem viðskipti eiga við sveitarfélagið.
• Að innkaupareglur og innkaupaaðferðir séu skýrar og gagnsæjar.
• Að beitt sé markvissum og skipulögðum vinnubrögðum við innkaup og með þeim stuðlað að hagkvæmni í rekstri og framkvæmdum sveitarfélagsins.
• Að við innkaup sé auk kostnaðar tekið tillit til gæða-, umhverfis- og mannréttindastjónarmiða.
• Að stuðla að samkeppni á markaði varðandi sölu á vörum, verkum og þjónustu til sveitarfélagsins.
• Að samræma innkaup fyrir einstaka stofnanir og fyrirtæki sveitarfélagsins að svo miklu leyti sem hagkvæmt þykir.
• Að leitast sé við að versla íslenskar matvörur sem framleiddar eru í sveitarfélaginu eða nærumhverfi þess.

 

Samþykkt í sveitarstjórn Rangárþings ytra, 8. nóvember2023

 

 

 

INNKAUPAREGLUR RANGÁRÞINGS YTRA

 

 

 

I. kafli Almenn ákvæði

 1. gr.

Tilgangur

Tilgangur með reglum þessum er að stuðla að vönduðum, hagkvæmum og vistvænum innkaupum og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Rangárþing ytra kaupir.

Reglum þessum er ætlað að vera lögum um opinber innkaup nr. 120/2016 (hér eftir lög um opinber innkaup eða lögin) til fyllingar og útfæra nánar framkvæmd innkaupa hjá sveitarfélaginu.

 

2. gr.

Gildissvið

Reglur þessar gilda fyrir Rangárþing ytra og allar stofnanir og deildir sem reknar eru af sveitarfélaginu sbr. ákvæði í lögum um opinber innkaup. Reglurnar taka ekki til fyrirtækja í eigu sveitarfélagsins, samtaka eða samlaga sem sveitarfélagið á aðild að með öðrum sveitarfélögum, þó að lög um opinber innkaup geti gilt um þau, sbr. 3. gr. laganna. Reglurnar taka til allra innkaupa sveitarfélagsins. Við innkaup skal enn fremur fylgt lögum um opinber innkaup og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993, sem og öðrum lögum og reglugerðum sem kunna að vera settar og ná til sveitarfélaga.

 

3. gr.

 Samningar sem innkaupareglurnar taka til

Innkaupareglur þessar taka til samninga um fjárhagslegt endurgjald sem sveitarfélagið gerir við einn eða fleiri utanaðkomandi aðila og hafa að markmiði framkvæmd verks, sölu vara eða veitingu þjónustu í skilningi laga um opinber innkaup.

 

4. gr.

Samningar undanþegnir ákvæðum innkaupareglnanna

Innkaupareglur þessar taka ekki til samninga sem undanþegnir eru ákvæðum laga um opinber innkaup, s.s.:

•  Þjónustusamninga er varða atriði sem tilgreind eru í 11. gr. laga um opinber innkaup. Meðal þeirra eru vinnusamningar, lánssamningar, samningar um kaup eða leigu á jörðum eða fasteignum, tiltekin fjármála- og lögfræðiþjónusta, almannavarnir og tiltekin forvarnaþjónusta, tilteknar rannsóknir og þróun á þjónustu, sbr. nánar ákvæði 11. gr. laganna.
• Samninga aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu, sbr. 9.gr. laga um opinber innkaup. Um slíka samninga gildir reglugerð nr. 340/2017 um innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu.
• Samninga sem gerðir eru á grundvelli einkaréttar eða sérleyfis, skv. 12. gr. laganna.
• Samninga milli opinberra aðila á grundvelli 13. gr. laganna.
• Þjónustusamninga sem í raun eru styrktarsamningar.

Um opinbera samninga um félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu fer skv. 92. gr. laga um opinber innkaup, sbr. reglugerð nr. 1000/2016 um innkaup sem falla undir félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu samkvæmt lögum um opinber innkaup.

Að öðru leyti vísast til laga um opinber innkaup.

 

5. gr.

Meginreglur við innkaup

Gæta skal jafnræðis, meðalhófs og gagnsæis við innkaup. Óheimilt er að mismuna aðilum á grundvelli þjóðernis eða takmarka samkeppni með óeðlilegum hætti. Viðeigandi ráðstafanir skulu gerðar til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í innkaupaferli til að tryggja jafnræði. Það telst ekki andstætt jafnræði að áskilja að vara sé afhent, þjónusta veitt eða verk unnið á tilteknum stað, enda byggist slíkur áskilnaður á málefnalegum ástæðum.

 

II. kafli. Ábyrgð, umsjón og eftirfylgni með innkaupum

 

6. gr.

Ábyrgð á innkaupum

Byggðarráð ber ábyrgð á innkaupum sveitarfélagsins. Forstöðumenn bera ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupastefnu, innkaupareglur og fjárhagsáætlun sveitarfélagsins. Ábyrgðin nær til innkaupa á vegum þeirra verkefna sem undir hvern forstöðumann heyra. Fjármála- og stjórnsýslusvið ber ábyrgð á innkaupum sem heyra undir fleiri en eitt svið. Öll innkaup á vörum og þjónustu sem er hærri en 600 þúsund krónur skulu vera samþykkt af viðkomandi forstöðumanni og sveitarstjóra.

7. gr.

Umsjón með innkaupum

Sveitarstjóri er prókúruhafi sveitarfélagsins, sbr. 4. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Sveitarstjóra er heimilt að veita öðrum starfsmanni sveitarfélagsins prókúru að fengnu samþykki sveitarstjórnar ef svo ber undir.

Forstöðumönnum er heimilt að stofna til útgjalda fyrir hönd sveitarfélagsins innan ramma fjárhagsáætlunar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á innkaupum sinna stofnana og deilda. Forstöðumenn geta veitt einstökum starfsmönnum heimild til að stofna til útgjalda. Öllum sem heimild hafa til að stofna til útgjalda ber að staðfesta að þeir hafi kynnt sér efni innkaupareglna sveitarfélagsins og að þeir muni fylgja þeim við innkaup. Sveitarfélagið heldur skrá yfir þá starfsmenn sem hafa heimild til að stofna til útgjalda og ber fjármálastjóri ábyrgð á að viðhalda skránni.

Eigna- og framkvæmdasvið sveitarfélagsins sér um útboð og samninga á verklegum framkvæmdum sveitarfélagsins.

Fjármála- og stjórnsýslusvið sveitarfélagsins, í samstarfi við framkvæmdaráð, sér um og hefur frumkvæði að því að samræma innkaup sveitarfélagsins þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir sveitarfélagsins hafa almenn not fyrir.

 

8. gr.

 Stuðningur, eftirfylgni og samræming innkaupa

Framkvæmdaráð er hverju sinni skipað sveitarstjóra, fjármálastjóra og forstöðumanni eignaog framkvæmdasviðs. Meginhlutverk framkvæmdaráðs er að fara skipulega yfir stöðu verkefna eigna- og framkvæmdasviðs hvað varðar fjárhags- og tímaáætlun en einnig að fjalla um almenn innkaup þvert á svið. Framkvæmdaráðið fundar að öllu jöfnu mánaðarlega. Markmiðið er að hafa glöggt yfirlit um stöðu mála og grípa til aðgerða þegar verkefni eru á eftir áætlun eða standast ekki fjárhagsáætlun. Byggðarráði er gefið stutt yfirlit um stöðu mála eftir hvern ársfjórðung apríl, júlí, október, janúar. Innkaupamál skulu tekin upp á reglulegum forstöðumannafundum þegar á þarf að halda. Sveitarstjóri boðar og stýrir forstöðumannafundum og ber ábyrgð á því að innkaupamál séu tekin reglulega fyrir. Framkvæmdaráð hefur yfirumsjón með framkvæmd og samræmingu innkaupa og eflingu innkaupaþekkingar hjá sveitarfélaginu, auk þess sem það hefur eftirlit með að svið, deildir og stofnanir fylgi innkaupastefnu og innkaupareglum sveitarfélagsins.

Framkvæmdaráð veitir aðstoð og er til ráðgjafar um innkaup sveitarfélagsins. Framkvæmdaráð setur árlega markmið um árangur innkaupa í samræmi við innkaupastefnu sveitarfélagsins og skilgreinir mælikvarða til að meta árangur. Það fylgir markmiðum eftir og metur framkvæmd þeirra, auk þess sem ráðið sér um að nauðsynlegar úrbætur nái fram að ganga.

Forstöðumenn skulu stuðla að og fylgjast með samræmingu innkaupa innan sinna stofnana. Forstöðumenn skulu, í samvinnu við framkvæmdaráð, leitast við að samræma innkaup milli allra sviða og stofnana sveitarfélagsins og fylgjast með því að upplýsingar séu tiltækar um innkaup, m.a. svo hægt sé að fylgja skilgreindum mælikvörðum.

Fjármálastjóri sér um að tiltækar séu upplýsingar um heildarinnkaup, m.a. í samræmi við skilgreinda mælikvarða, og að þær berist framkvæmdaráði, viðkomandi forstöðumönnum, forstöðumönnum stofnana og öðrum eftir atvikum.

 

III. kafli. Undirbúningur innkaupa

9. gr.

 Mat á þörf fyrir innkaup

Áður en ákvörðun er tekin um innkaup, útboð undirbúið eða samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal greina þörfina fyrir innkaup. Mikilvægt er að það sé gert í samráði við væntanlega notendur og jafnframt íhugað hvort þörfin verði uppfyllt eftir öðrum leiðum, s.s. með breyttu vinnulagi, endurnýtingu, þjónustu eða á annan hátt.

10. gr.

 Skilgreining innkaupa og upplýsingagjöf

Skilgreina skal vel það sem á að kaupa. Þar sem seljendum er gefið svigrúm til að útvega vöru eða þjónustu, eða til að framkvæma verk, skulu þarfir sveitarfélagsins skilgreindar nákvæmlega og þau skilyrði sem vara, verk eða þjónusta á að uppfylla. Setja skal fram forsendur um gæði, umhverfisáhrif og vistferilskostnað eins og kostur er.

Við innkaup og innkaupapöntun skal enn fremur tilgreina hver pantar, hvaða svið eða stofnun viðkomandi vara eða þjónusta tilheyrir og önnur þau atriði sem máli skipta.

 

11. gr.

 Val á aðferð við innkaup

 Við innkaup skal ávallt kanna fyrst hvort mögulegt sé að kaupa inn á grundvelli rammasamnings, sbr. 40. gr. laganna. Almennt er óheimilt að nýta aðrar innkaupaaðferðir ef innkaup á grundvelli rammasamnings eru möguleg.

Áður en ákvörðun er tekin um aðrar innkaupaaðferðir og samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal lagt mat á hvaða aðferð henti við innkaupin, með tilliti til eðlis og umfangs þeirra, sbr. einnig önnur ákvæði reglna þessara. Fjármálastjóri veitir leiðbeiningar um innkaup sveitarfélagsins.

Við innkaup samkvæmt reglum þessum skal einkum nota eftirfarandi aðferðir ef rammasamningar eru ekki tiltækir:

• Verðfyrirspurn
• Almennt útboð

Að höfðu samráði við framkvæmdaráð/fjármálastjóra er heimilt að viðhafa aðrar innkaupaaðferðir sem lýst er í IV. kafla laga um opinber innkaup sé það talið líklegra til árangurs.

 

12. gr.

 Viðmiðunarfjárhæðir

 Þegar áætlað virði samnings er á eftirfarandi verðbili er skylt að viðhafa verðfyrirspurn:

Vöru- og þjónustusamningar Verksamningar	1.200.000 – 18.500.000 kr. 9.000.000 – 58.500.000 kr.
Þegar áætlað virði samnings fer yfir eftirfarandi fjárhæð er skylt að viðhafa útboð innanlands sbr. III. kafla laga um opinber innkaup:
Vöru- og þjónustusamningar Verksamningar	18.500.000 kr. 58.500.000 kr.
Þegar áætlað virði samninga fer yfir eftirfarandi fjárhæð er skylt að viðhafa útboð á Evrópska efnahagssvæðinu:
Vöru- og þjónustusamningar Verksamningar	32.314.000 kr. 808.914.000 kr.

Allar viðmiðunarfjárhæðir eru án virðisaukaskatts.

Viðmiðunarfjárhæðir skv. þessari grein, bæði innanlands og á EES svæðinu, fara eftir lögum um opinber innkaup og reglugerðum settum skv. þeim.

 

13. gr.

 Útreikningur á virði samninga og skipting innkaupa

Við útreikning á áætluðu virði samnings skal fara eftir III. kafla laga um opinber innkaup.

Mikilvægt er við útreikning að tekið sé tillit til áætlaðra heildarfjárhæðar innkaupa allra sviða, deilda eða stofnana sveitarfélagsins, nema þær beri sjálfstæða ábyrgð á innkaupum sínum eða tilteknum tegundum þeirra.

Útreikningur skal miðast við þann tíma þegar útboðsauglýsing er send til opinberrar birtingar eða þegar sveitarfélagið hefst handa við innkaupaferli við þær aðstæður að ekki er skylt að tilkynna opinberlega um innkaup.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

 

14. gr.

 Verðfyrirspurn

Verðfyrirspurnir skulu vera skriflegar og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með tölvupósti.

Fyrirspurnir skulu að lágmarki sendar til þriggja aðila.

Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forendum en verði einu saman. Samanburðarskjal verðupplýsinga skal gert og þátttakendur skulu upplýstir um val á viðsemjanda.

 

15. gr.

Undantekningar frá fyrirspurn og útboði

Sveitarstjóra er heimilt að veita undanþágu frá verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður eða þjónusta fæst eingöngu hjá einum aðila. Skulu slíkar undanþágur vera í samræmi við lög um opinber innkaup. Sveitarstjóri skal upplýsa sveitarstjórn ef slík undanþága er veitt.

 

IV. kafli. Framkvæmd og eftirfylgni

16. gr.

Meðferð reikninga vegna innkaupa

Allir samningar um innkaup á verkum, vöru og þjónustu skulu vera skriflegir og skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

 

17. gr.

 Fræðsla og þjálfun innkaupafólks

Til að efla færni starfsfólks sveitarfélagsins og þjálfun á sviði innkaupa fær starfsfólkið fræðslu og þjálfun í samræmi við fræðsluáætlun í innkaupamálum, sem fjármálastjóri setur fram. Fjármálastjóri sveitarfélagsins ber ábyrgð á að innkaupareglur þessar verði uppfærðar þegar þörf krefur.

 

18. gr.

Mælikvarðar og endurmat

Framkvæmdaráð setur árlega markmið um árangur innkaupa í samræmi við stefnu sveitarfélagsins í innkaupamálum og skilgreinir mælikvarða til að meta árangurinn. Framkvæmdaráð fylgir markmiðum eftir, metur hvernig til hefur tekist við að framfylgja stefnunni og sér um að nauðsynlegar úrbætur nái fram að ganga, sbr. 8. gr. reglna þessara.

 

V. kafli. Önnur ákvæði

 

19. gr.

Hæfis- og siðareglur

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum, sem og aðrir fulltrúar sveitarfélagsins, skulu gæta að almennum hæfis- og siðareglum er gilda um starfsemi sveitarfélagsins.

Ákvæði 20. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 og ákvæði samþykktar um stjórn sveitarfélagsins um hæfi gilda um ákvarðanir sem teknar eru samkvæmt innkaupareglum þessum.

 

20. gr.

Tengdir aðilar

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila. Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila og ber fjármálastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána. Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 19. gr. um hæfis- og siðareglur.

 

21. gr.

Trúnaðarskylda

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum, sem og aðrir fulltrúar sveitarfélagsins, skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna sveitarfélagsins og stofnana þess, eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

 

22. gr.

 Kærur og kvartanir

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup getur aðili borið fram kæru í samræmi við XI. kafla laga um opinber innkaup.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á rétti sínum hafi verið brotið eða meðferð innkaupamál hjá sveitarfélaginu sé ábótavant, en málið heyrir ekki undir kærunefnd útboðsmála, er þeim ætíð heimilt að beina erindi þar um til [bæjarráðs/byggðarráðs]. Slík kvörtun skal berast skriflega innan fjögurra vikna frá því kvartandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Byggðarráð skal að öllu jöfnu leita sérfræðiálits í slíkum tilfellum.

 

23. gr.

 Gildistaka

Reglur þessar eru settar af sveitarstjórn Rangárþing ytra þann 8. nóvember 2023 og öðlast þegar gildi og falla þá eldri innkaupareglur frá 12. mars 2020 úr gildi.

 

 

Rangárþingi ytra 8. nóvember 2023

 Jón G. Valgeirsson, sveitarstjóri